Schatten-IT im New Work: Die neue Herausforderung für Unternehmen

Innerhalb weniger Tage mussten in 2020 Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt werden – IT-Abteilungen standen gleichzeitig vor einer Riesen-Herausforderung eine funktionsfähige und sichere IT-Infrastruktur für Mitarbeiter aufzusetzen. Eine Challenge, die bis heute in Unternehmen nicht optimal gelöst ist. Ohne die Erlaubnis oder das Wissen ihrer IT-Abteilung werden von Mitarbeitern unseriöse Anwendungen auf ihren Unternehmens-Geräten installiert. Besonders der Mitarbeiter im Außendienst aber auch der Mitarbeiter im Homeoffice ist gezwungenermaßen auf nicht datenschutzkonforme Lösungen wie Zoom oder Whatsapp angewiesen, um mit Kollegen oder externen Personen zu kommunizieren – die Schatten-IT nimmt Einzug in die Arbeitswelt.

Die Schatten-IT ist jedoch eigentlich nichts Neues. Sie ist schon seit Beginn der Unternehmensnetzwerke ein Thema, jedoch in der letzten Zeit wieder vermehrt im Fokus. Schatten-IT ist die Nutzung von Hard- oder Software durch Mitarbeiter, die nicht für die Nutzung im Unternehmen freigegeben (oder getestet) wurde durch die dafür zuständige Stelle.
Die meisten Fälle von Schatten-IT schleichen sich ein, wenn Mitarbeiter frustriert sind, sei es wegen der falschen E-Mail-Plattform oder eines nicht zur Verfügung stehenden Collaboration-Tools. Was auch immer die Situation sein mag: Wenn die Hilfe der IT-Abteilung nicht in greifbarer Nähe ist, wünschen sich viele effiziente Abkürzungen, um das Problem selbst zu lösen.

Die Lösung für das Problem der Schatten-IT

Um das Risiko der Schatten-IT zu reduzieren, bedarf es einer Kombination aus Aufklärung an der Basis und Entscheidungen von oben, wie der IT-Support zu verwalten ist. Zudem ist es wichtig, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der ein Sicherheitsbewusstsein erwartet wird. Die Mitarbeiter, insbesondere die nichttechnischen, müssen darüber aufgeklärt werden, was Schatten-IT ist und welche Risiken damit verbunden sind.

Zweitens ist es die Aufgabe der IT-Abteilung, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter während der Arbeit sicher und produktiv bleiben. Mit den DSGVO-konformen Homeoffice-Lösungen von brainworks hat die unsichere IT-Infrastruktur nun ein Ende! brainworks als Ihr Value Added Distributor bringt Sie und Ihr Business mit zukunftsfähigen Homeoffice-Lösungen und attraktiven Margen langfristig nach vorne.

Eine dieser Lösungen ist IceWarp

Mit unserer Produktivitätsplattform IceWarp zur Unterstützung der Zusammenarbeit (Groupware) können die Mitarbeiter eines Unternehmens neben E-Mail auf sämtliche Kommunikationsmöglichkeiten und Produktivitätswerkzeuge zugreifen. Ein Groupware WebClient ist somit die zentrale Anlaufstelle jeder Firma, über den sämtliche Kommunikation zusammenläuft.
Über den WebClient können Mitarbeiter auf Dienste wie E-Mail, Kalender, Notizen zugreifen, wie auch Text- und Tabellenkalkulationsdokumente zusammen in Echtzeit mit Kollegen bearbeiten. Diese Daten werden auf allen Laufwerken und Geräten synchronisiert. Bestimmen Sie, wie Personen mit freigegebenen Dokumenten arbeiten dürfen und legen Sie ein Kennwort fest. Webmeetings können problemlos aus dem eigenen Kalender heraus geplant und gestartet werden.
IceWarp stellt einen vollwertigen Ersatz zu Slack, Dropbox und Microsoft 365 dar, welche auch als private Cloud oder als gehostete Cloud über einen vertrauenswürdigen deutschen Provider datenschutzkonform betrieben werden kann.
Die umfangreiche Funktionalität und einfache Verwaltung von IceWarp ergeben eine perfekte und zudem preislich attraktive Microsoft 365 Alternative für Klein- und Mittelständische Unternehmen.

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