Rechtskonforme E-Mail-Archivierung kann so einfach sein

Drei Viertel der Beschäftigten in deutschen Kleinunternehmen (73 %) kennen die gesetzlichen Vorgaben der rechtssicheren E-Mail-Archivierung nicht. Dies zeigt eine aktuelle YouGov-Befragung der Webhosting-Anbieter Strato und Ionos von über 500 Beschäftigten in deutschen Unternehmen, die weniger als 50 Beschäftigten haben. Eine falsche Speicherung, bzw. Archivierung geschäftlicher E-Mails und Dokumente kann unerwünschte Konsequenzen mit sich ziehen.

Demnach gehen Mitarbeiter mit E-Mails, die älter als ein Jahr sind, eher pragmatisch um: 39 Prozent der Befragten lassen solche E-Mails einfach im Postfach. Insgesamt 37 Prozent löschen diese sogar, und weitere 17 Prozent nutzen für die Archivierung dieser E-Mails ein externes Speichermedium.

Aktuell nutzt weniger als ein Fünftel der Befragten (19 %), die mit dem Thema rechtssichere Archivierung von E-Mails zumindest wenig vertraut sind, eine Software-Lösung zur Archivierung. Gleichzeitig sind E-Mail-Archivierungsprogramme sehr interessant für Unternehmen: 60 Prozent der Befragten, die aktuell keine solche Software verwenden, können sich die Nutzung konkret vorstellen.

Für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails gelten diverse Vorgaben, die sich aus Vorschriften wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ergeben. Die Archivierung muss demnach unter anderem vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.

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